Ai trong doanh nghiệp cần tham gia kiểm kê khí nhà kính? 5 phòng ban bắt buộc, dữ liệu cần cung cấp, lỗi doanh nghiệp hay gặp và cách tổ chức nhóm kiểm kê khí nhà kính thực chiến để báo cáo không bị trả lại. Tất cả sẽ được GreenTrain phân tích đầy đủ qua bài viết dưới đây.
Mục lục
1. Vì sao kiểm kê khí nhà kính là “bài toán liên phòng ban”?
- Nhiều doanh nghiệp bắt đầu kiểm kê khí nhà kính (KNK) với suy nghĩ: “Đây là việc của ESG/môi trường”. Nhưng khi triển khai thực tế, phần lớn vướng mắc không nằm ở công thức tính mà nằm ở 3 điểm:
√ Dữ liệu phát thải nằm ở nhiều phòng ban, không tập trung tại một nơi
√ Thiếu ranh giới và quy chuẩn thu thập dữ liệu, dẫn đến số liệu “không khớp nhau”
√ Thiếu khả năng giải trình: khi bị hỏi nguồn số liệu, giả định, cách đối soát… thì không truy xuất được.
– Bản chất của kiểm kê KNK là “đo lường phát thải từ hoạt động”. Mà hoạt động doanh nghiệp trải rộng từ vận hành sản xuất, sử dụng năng lượng, mua sắm, vận tải, bảo trì thiết bị đến kế toán chi phí.
⇢ Vì vậy, kiểm kê khí nhà kính phải được xem là một quy trình quản trị dữ liệu phát thải, tương tự như quản trị dữ liệu tài chính: có người chịu trách nhiệm, có kiểm soát, có đối chiếu và lưu hồ sơ.
2. 5 bộ phận bắt buộc phải tham gia kiểm kê khí nhà kính
Dưới đây là cấu trúc nhân sự thực tế mà Green Train thường khuyến nghị khi triển khai kiểm kê khí nhà kính ở doanh nghiệp (đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, logistics, tòa nhà thương mại, hoặc doanh nghiệp có nhiều cơ sở).
2.1 Kế toán – Tài chính: lưu trữ chứng từ và đối soát
– Trong hệ thống kiểm kê khí nhà kính, kế toán – tài chính là bộ phận nắm giữ nguồn dữ liệu gốc. Các hóa đơn và chứng từ do kế toán quản lý chính là cơ sở đầu tiên để chứng minh tính đầy đủ và đáng tin cậy của số liệu phát thải.
– Vai trò thực tế của bộ phận này bao gồm:
- Quản lý hóa đơn điện, nhiên liệu, nước và các dạng năng lượng sử dụng trong doanh nghiệp
- Theo dõi chi phí vận hành, chi phí năng lượng theo kỳ
- Lưu trữ chứng từ đầu vào phục vụ đối chiếu, kiểm tra và giải trình
– Dữ liệu kế toán cho phép doanh nghiệp:
- Đối soát chéo với dữ liệu vận hành
- Kiểm soát tính nhất quán giữa tiêu thụ năng lượng và chi phí
- Trả lời được câu hỏi quan trọng nhất khi thẩm định: “Số liệu này lấy từ đâu?”
Một lỗi thường gặp là số liệu vận hành không khớp với hóa đơn do cộng thiếu điểm đo, nhầm đơn vị hoặc trùng kỳ. Khi không có sự tham gia chặt chẽ của kế toán, báo cáo KNK rất dễ bị đánh giá là thiếu cơ sở.
2.2 Bộ phận sản xuất, vận hành
Nếu kế toán cung cấp “bức tranh tổng”, thì bộ phận sản xuất và vận hành chính là nơi phản ánh cách năng lượng được sử dụng trong thực tế. Kiểm kê KNK không chỉ cần biết doanh nghiệp tiêu thụ bao nhiêu điện hay nhiên liệu, mà còn cần hiểu điện và nhiên liệu đó được dùng cho thiết bị nào, vào thời điểm nào và để tạo ra sản lượng bao nhiêu.
– Vai trò của bộ phận sản xuất – vận hành thể hiện qua:
- Nhật ký vận hành máy móc, thiết bị
- Giờ chạy thiết bị, công suất sử dụng
- Sản lượng thực tế theo ca, ngày, tháng
- Những dữ liệu này giúp doanh nghiệp:
- Kiểm tra tính hợp lý của mức tiêu thụ năng lượng
- Giải thích biến động phát thải giữa các kỳ
- Tăng tính logic và thuyết phục cho báo cáo KNK
⇢ Nếu thiếu dữ liệu vận hành, báo cáo có thể đủ số nhưng thiếu câu chuyện vận hành phía sau, khiến việc giải trình trở nên rất khó khăn.
2.3 Vai trò của Kỹ thuật – Bảo trì
– Bộ phận này ảnh hưởng trực tiếp đến phương pháp và hệ số tín. Bộ phận kỹ thuật và bảo trì thường không được nhắc đến đầu tiên khi nói về kiểm kê khí nhà kính, nhưng trên thực tế đây là nhóm ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của phương pháp tính.
– Các thông tin kỹ thuật quan trọng bao gồm:
+ Công suất và hiệu suất thiết bị
+ Định mức tiêu hao năng lượng
+ Các thay đổi, nâng cấp máy móc và công nghệ
+ Hoạt động bảo trì, thay thế hoặc nạp môi chất lạnh (nếu có)
– Những thay đổi về kỹ thuật có thể làm phát thải tăng hoặc giảm đáng kể. Nếu doanh nghiệp đã thay thiết bị hoặc cải tiến công nghệ nhưng vẫn sử dụng định mức cũ trong tính toán, số liệu phát thải sẽ không phản ánh đúng thực tế.
– Đặc biệt với các doanh nghiệp có hệ thống làm lạnh, kho lạnh hoặc điều hòa trung tâm, dữ liệu về môi chất lạnh là một nguồn phát thải nhạy cảm và dễ bị bỏ sót nếu không có sự phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật.
2.4 Vai trò của Mua hàng – Logistics khi tham gia kiểm kê khí nhà kính
– Giúp mở rộng phạm vi và chuỗi dữ liệu phát thải
– Khi doanh nghiệp bắt đầu xem xét các hoạt động vận chuyển và chuỗi cung ứng, bộ phận mua hàng và logistics trở thành mắt xích không thể thiếu trong kiểm kê KNK. Đây là nơi nắm giữ dữ liệu liên quan đến việc di chuyển hàng hóa và sử dụng nhiên liệu ngoài phạm vi nhà máy.
– Vai trò của bộ phận này thể hiện qua:
- Hợp đồng vận tải và phương thức giao nhận
- Dữ liệu vận chuyển, nhiên liệu cho đội xe (nếu có)
- Thông tin nhà cung cấp logistics và kho bãi
- Dữ liệu phục vụ mở rộng phạm vi kiểm kê trong chuỗi giá trị
⇥ Nếu không có dữ liệu từ mua hàng – logistics, doanh nghiệp thường phải ước lượng hoặc bỏ sót một phần phát thải, làm giảm độ đầy đủ của báo cáo.
2.5 ESG / Môi trường – Đầu mối kiểm kê khí nhà kính
Trong toàn bộ quá trình kiểm kê khí nhà kính, bộ phận ESG hoặc đầu mối phụ trách KNK đóng vai trò điều phối và kiểm soát logic tổng thể. Đây không phải là người “đi xin số liệu”, mà là người thiết kế và vận hành cả hệ thống dữ liệu phát thải.
– Vai trò cốt lõi của đầu mối KNK bao gồm:
- Xác định ranh giới kiểm kê và phạm vi phát thải
- Lựa chọn phương pháp và hệ số phát thải phù hợp
- Tổng hợp, kiểm tra và phân tích dữ liệu
- Chuẩn bị hồ sơ thẩm định và giải trình
Nếu thiếu vai trò này, dữ liệu dù đầy đủ cũng dễ trở nên rời rạc, thiếu kiểm soát và không tạo thành một báo cáo nhất quán.
>> Xem thêm: Doanh Nghiệp Nào Phải Kiểm Kê Khí Nhà Kính?
3. Những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi làm kiểm kê Khí nhà kính
∗ Từ thực tế triển khai kiểm kê khí nhà kính tại nhiều loại hình doanh nghiệp, có thể nhận thấy một vấn đề lặp đi lặp lại: dữ liệu phát thải không thiếu, nhưng không có ai chịu trách nhiệm tổng thể về dữ liệu đó.
∗ Mỗi phòng ban nắm giữ một phần thông tin liên quan đến phát thải, nhưng lại ghi nhận theo cách riêng, sử dụng đơn vị đo khác nhau, cập nhật ở các thời điểm khác nhau và hầu như không kèm theo giải thích về bối cảnh phát sinh số liệu.
– Khi tổng hợp, bộ phận phụ trách kiểm kê KNK thường phải “ghép” các mảnh dữ liệu rời rạc lại với nhau. Hệ quả là báo cáo thiếu tính nhất quán nội tại: cùng một kỳ báo cáo nhưng số liệu điện, nhiên liệu, sản lượng hoặc giờ vận hành không khớp nhau; các biến động tăng giảm không có căn cứ giải thích rõ ràng.
⇢ Đây chính là nguyên nhân phổ biến khiến báo cáo bị đánh giá rủi ro cao trong quá trình rà soát hoặc thẩm định.
∗ Một vấn đề nghiêm trọng khác nằm ở chỗ doanh nghiệp không có bộ quy chuẩn dữ liệu dùng chung cho kiểm kê KNK. Khi không có chuẩn thống nhất, mỗi phòng ban tự xây dựng mẫu biểu, cách ghi nhận và cách lưu trữ riêng. Điều này khiến doanh nghiệp rất khó kiểm soát dữ liệu về mặt kỹ thuật, đặc biệt khi cần truy xuất lại thông tin của các kỳ trước hoặc khi có yêu cầu giải trình từ cơ quan quản lý, tổ chức thẩm định hoặc đối tác quốc tế.
∗ Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp vẫn tiếp cận kiểm kê KNK theo tư duy “đến kỳ mới làm”. Dữ liệu chỉ được gom lại vào cuối năm hoặc sát thời điểm báo cáo, dẫn đến áp lực thời gian rất lớn. Trong điều kiện thiếu chứng từ, thiếu nhật ký vận hành hoặc thiếu người xác nhận, doanh nghiệp buộc phải ước lượng hoặc suy đoán số liệu.
Cách làm này không chỉ làm tăng nguy cơ sai sót, mà còn khiến báo cáo thiếu độ tin cậy và khó bảo vệ khi bị kiểm tra sâu.
4. Gợi ý cách tổ chức kiểm kê KNK hiệu quả trong doanh nghiệp
Để kiểm kê KNK không còn là một nhiệm vụ đột xuất, doanh nghiệp cần tổ chức lại cách tiếp cận theo hướng quản trị dài hạn.
– Trước hết, cần bổ nhiệm một đầu mối phụ trách kiểm kê KNK với quyền hạn rõ ràng. Song song với đó là việc hình thành nhóm dữ liệu liên phòng ban, trong đó trách nhiệm cung cấp, kiểm tra và phê duyệt dữ liệu được phân định cụ thể.
– Doanh nghiệp cũng cần xây dựng một bộ quy chuẩn dữ liệu dùng chung, bao gồm mẫu biểu thu thập, đơn vị đo chuẩn, thời hạn cập nhật và nguyên tắc đối soát. Quan trọng hơn, dữ liệu nên được thu thập và rà soát định kỳ theo tháng, thay vì dồn lại vào cuối kỳ báo cáo.
– Khi tổ chức đúng, kiểm kê khí nhà kính sẽ không còn là “việc phát sinh”, mà trở thành một phần của hệ thống quản trị dữ liệu và vận hành doanh nghiệp.
5. Q&A Các câu hỏi thường gặp về ai cần tham gia kiểm kê khí nhà kính
1. Có thể giao kiểm kê Khí nhà kính cho 1 phòng ban không?
Không. Đây là bài toán dữ liệu liên phòng ban, cần sự phối hợp của kế toán, vận hành, kỹ thuật, logistics và ESG.
2. Doanh nghiệp nhỏ có cần lập nhóm kiểm kê không?
Có. Tối thiểu cần 1 đầu mối phụ trách và người cung cấp dữ liệu kế toán – vận hành.
3. Khi nào nên bắt đầu thu thập dữ liệu?
Ngay từ đầu năm. Gom dữ liệu cuối kỳ là nguyên nhân phổ biến khiến báo cáo thiếu và sai.
4. Vì sao báo cáo khí nhà mính hay bị trả lại?
Do dữ liệu không khớp, thiếu chứng từ và không truy xuất được nguồn số liệu.
5. Bước đầu tiên nên làm là gì?
Chỉ định đầu mối phụ trách và xây dựng quy chuẩn dữ liệu chung cho toàn doanh nghiệp.
Green Train đồng hành theo đúng vai trò thực tế
Với kinh nghiệm đào tạo và triển khai kiểm kê khí nhà kính tại nhiều loại hình doanh nghiệp, Green Train tập trung giúp doanh nghiệp hiểu đúng vai trò của từng phòng ban và cách tổ chức dữ liệu phát thải một cách bài bản. Các chương trình đào tạo không chỉ cung cấp kiến thức, mà hướng tới xây dựng năng lực triển khai thực tế, giúp doanh nghiệp chủ động và bền vững trong hành trình ESG.
Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ về những ai trong doanh nghiệp cần tham gia kiểm kê khí nhà kính để đưa ra những kế hoạch, quyết định đúng đắn giúp cho công tác kiểm kê khí nhà kính được thực hiện đầy đủ, chuẩn xác, đúng quy trình.
Hãy để lại bình luận của bạn tại đây!