Một Dự Án Kiểm Kê Khí Nhà Kính Gồm Những Bước Nào?

Một dự án kiểm kê khí nhà kính gồm những bước nào? Greentrain sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, dữ liệu, báo cáo theo chuẩn Việt Nam và GHG Protocol.

Một dự án kiểm kê khí nhà kính đúng chuẩn không chỉ là lập một bảng tính phát thải. Trên thực tế, dự án cần được triển khai theo từng gói việc rõ ràng, từ khởi tạo phạm vi, thu thập dữ liệu, tính toán phát thải đến lập báo cáo và chuẩn bị hồ sơ thẩm định. Khi chia đúng cấu trúc ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng làm thiếu dữ liệu, tính sai nguồn phát thải hoặc không đủ hồ sơ để giải trình.

1. Một dự án kiểm kê KNK đúng chuẩn không bắt đầu từ file Excel

Nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu kiểm kê khí nhà kính thường nghĩ rằng chỉ cần tập hợp số liệu điện, nhiên liệu rồi đưa vào bảng tính là xong. Nhưng trên thực tế, một dự án kiểm kê KNK đúng chuẩn không nằm ở việc có một file Excel đẹp hay một con số CO2e cuối cùng. Điều quan trọng hơn là dự án phải có cấu trúc rõ, dữ liệu truy xuất được, cách tính nhất quán và bộ hồ sơ đủ để giải trình khi rà soát hoặc thẩm định.

Vì vậy, nếu nhìn đúng bản chất, một dự án kiểm kê KNK bài bản thường được tổ chức thành 4 gói việc chính: khởi tạo, dữ liệu, tính toán, báo cáo và thẩm định. Khi doanh nghiệp triển khai theo 4 gói việc này, toàn bộ quá trình sẽ logic hơn, dễ kiểm soát hơn và hạn chế rất nhiều sai sót thường gặp.

2. Giai đoạn khởi tạo: Chốt phạm vi ngay từ đầu để tránh sai toàn bộ dự án

Đây là giai đoạn nền móng. Nếu khởi tạo sai, toàn bộ phần dữ liệu và tính toán phía sau rất dễ đi lệch hướng.

2.1 Chốt ranh giới tổ chức và danh mục nguồn phát thải

Việc đầu tiên cần làm là xác định rõ doanh nghiệp đang kiểm kê cho đối tượng nào: toàn công ty, một nhà máy, một chi nhánh hay một cơ sở cụ thể. Nói cách khác, phải chốt được ranh giới tổ chức trước khi thu thập dữ liệu.

Sau đó, cần lập danh mục nguồn phát thải tương ứng với phạm vi đã chọn. Đây là bước cực kỳ quan trọng vì nếu thiếu nguồn phát thải ngay từ đầu, kết quả kiểm kê sau này sẽ không đầy đủ. Trong thực tế, doanh nghiệp thường dễ nhìn thấy điện và nhiên liệu, nhưng lại bỏ sót gas lạnh, vận tải thuê ngoài, chất thải hoặc một số nguồn gián tiếp khác.

2.2 Chốt kỳ báo cáo và năm cơ sở

Một dự án kiểm kê KNK chuẩn cũng phải xác định rõ kỳ báo cáo đang thực hiện là năm nào, đồng thời nếu cần theo dõi xu hướng hoặc xây dựng lộ trình giảm phát thải thì phải chốt năm cơ sở.

Nhiều doanh nghiệp làm đến giai đoạn tổng hợp mới phát hiện dữ liệu giữa các năm không đồng nhất, hoặc không rõ đang so sánh với mốc nào. Khi đó, báo cáo rất khó dùng cho quản trị nội bộ hoặc phục vụ các bước tiếp theo như lập kế hoạch giảm phát thải.

2.3 Mục tiêu của gói khởi tạo

Kết thúc giai đoạn này, doanh nghiệp nên có được 3 đầu ra rõ ràng:

Phạm vi kiểm kê đã được chốt

Danh mục nguồn phát thải đã được nhận diện

Kỳ báo cáo và năm cơ sở đã được xác định

Nếu chưa có đủ 3 nội dung này, dự án chưa nên chuyển sang bước thu thập dữ liệu.

3. Giai đoạn thu thập dữ liệu: Thu thập đúng, làm sạch kỹ, chuẩn hóa ngay từ đầu

Nếu gói khởi tạo là nền móng, thì gói dữ liệu là phần quyết định dự án có đi được đến đích hay không. Trong thực tế, đây thường là giai đoạn mất nhiều thời gian nhất.

3.1 Thu thập dữ liệu từ đúng nguồn

Sau khi đã xác định nguồn phát thải, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu hoạt động tương ứng. Dữ liệu có thể nằm ở nhiều phòng ban khác nhau như kế toán, vận hành, kỹ thuật, hành chính, bảo trì, kho vận hoặc mua hàng.

Ví dụ:

Điện: hóa đơn điện, chỉ số công tơ

Nhiên liệu: phiếu xuất kho, hóa đơn mua nhiên liệu, sổ theo dõi tiêu hao

Gas lạnh: hồ sơ nạp gas, bảo trì thiết bị

Vận tải: lệnh điều xe, hóa đơn vận chuyển, báo cáo logistics

Chất thải: hợp đồng và biên bản xử lý

3.2 Làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu

Dữ liệu thu thập từ doanh nghiệp thường không ở trạng thái sẵn sàng để tính toán ngay. Có nơi ghi theo lít, có nơi ghi theo kg; có dữ liệu theo tháng, có dữ liệu theo quý; có khi cùng một loại nhiên liệu nhưng tên gọi giữa các bộ phận lại khác nhau.

Vì vậy, dự án chuẩn phải có bước làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu. Đây là công việc giúp dữ liệu đồng nhất về:

đơn vị tính,

cách gọi tên,

thời gian ghi nhận,

cấu trúc lưu trữ.

Nếu bỏ qua bước này, việc tính toán rất dễ bị lệch, bị trùng hoặc khó kiểm tra lại sau này.

3.3 Lưu chứng từ và lập “map dữ liệu” theo nguồn

Một điểm rất quan trọng nhưng nhiều doanh nghiệp hay làm thiếu là lưu chứng từ nguồn và lập map dữ liệu.

Hiểu đơn giản, “map dữ liệu” là bảng chỉ rõ:

nguồn phát thải nào đang dùng dữ liệu gì,

dữ liệu lấy từ bộ phận nào,

file nào là file gốc,

chứng từ nào là bằng chứng,

ai là người phụ trách cung cấp.

Đây chính là phần giúp dự án kiểm kê KNK không bị phụ thuộc vào trí nhớ của một cá nhân. Khi cần rà soát, cập nhật hoặc thẩm định, doanh nghiệp có thể truy ngược lại nguồn dữ liệu rất nhanh.

3.4  Mục tiêu của gói dữ liệu

Kết thúc giai đoạn này, doanh nghiệp cần có:

bộ dữ liệu đã được làm sạch,

đơn vị tính đã được chuẩn hóa,

hồ sơ nguồn dữ liệu đi kèm,

map dữ liệu theo từng nguồn phát thải.

Đây là điều kiện để bước sang tính toán một cách an toàn.

4. Giai đoạn tính toán: Tính đúng từng nguồn trước khi tổng hợp toàn doanh nghiệp

Khi đã có dữ liệu chuẩn, phần tính toán sẽ trở nên rõ ràng và logic hơn rất nhiều.

4.1 Tính theo từng nguồn phát thải

Nguyên tắc quan trọng là không nên nhảy ngay vào tổng hợp cuối cùng. Trước hết, phải tính theo từng nguồn phát thải. Cách làm này giúp doanh nghiệp dễ kiểm tra và phát hiện sai lệch.

Ví dụ:

Điện tính riêng

Diesel tính riêng

LPG tính riêng

Gas lạnh tính riêng

Chất thải tính riêng

Vận tải tính riêng

Khi mỗi nguồn đều có bảng tính rõ ràng, việc kiểm tra chéo và rà soát sau này sẽ đơn giản hơn nhiều.

4.2 Tổng hợp theo cơ sở và theo scope

Sau khi đã tính xong từng nguồn, mới chuyển sang bước tổng hợp:

theo cơ sở,

theo phòng ban,

theo địa điểm,

hoặc theo Scope 1, Scope 2, Scope 3.

Đây là bước giúp doanh nghiệp nhìn ra bức tranh tổng thể: phát thải tập trung ở đâu, nguồn nào chiếm tỷ trọng lớn, khu vực nào cần ưu tiên kiểm soát.

4.3 Điểm mấu chốt của gói tính toán

Một dự án kiểm kê KNK chuẩn không chỉ cần ra kết quả, mà còn phải bảo đảm rằng mỗi con số đều có thể truy lại được:

dữ liệu đầu vào từ đâu,

hệ số nào được áp dụng,

cách tính ra sao,

người kiểm tra là ai.

Nói cách khác, tính toán đúng không chỉ là ra số, mà là ra số có thể kiểm chứng.

5. Giai đoạn báo cáo và thẩm định: Không chỉ nộp báo cáo mà phải sẵn sàng giải trình

Đây là giai đoạn chuyển kết quả tính toán thành hồ sơ có thể sử dụng thực tế.

5.1 Viết báo cáo và giải trình các giả định

Báo cáo kiểm kê KNK không nên chỉ nêu kết quả cuối cùng. Một báo cáo đúng chuẩn cần trình bày được:

phạm vi kiểm kê,

nguồn phát thải đã bao gồm,

phương pháp tính,

giả định sử dụng,

giới hạn dữ liệu,

các điểm cần lưu ý trong quá trình tổng hợp.

Phần giải trình giả định đặc biệt quan trọng. Trong thực tế, không phải lúc nào doanh nghiệp cũng có dữ liệu hoàn hảo tuyệt đối. Vì vậy, nếu có giả định, ước tính hoặc quy đổi, cần nêu rõ để bảo đảm tính minh bạch.

5.2 Chuẩn bị hồ sơ và làm việc cùng đơn vị thẩm định

Nếu dự án cần phục vụ rà soát nội bộ, đối tác hoặc đơn vị thẩm định, doanh nghiệp phải chuẩn bị hồ sơ đi kèm chứ không chỉ gửi báo cáo tổng hợp.

Bộ hồ sơ thường cần có:

bảng tính kiểm kê,

dữ liệu đầu vào,

chứng từ gốc,

map dữ liệu,

thuyết minh phương pháp,

giải trình các giả định hoặc sai lệch.

Khi đã chuẩn bị tốt từ đầu, quá trình làm việc với đơn vị thẩm định sẽ nhẹ hơn rất nhiều. Ngược lại, nếu đến cuối mới gom hồ sơ, doanh nghiệp thường bị động, thiếu giấy tờ và mất nhiều thời gian bổ sung.

5.3 Mục tiêu của gói báo cáo và thẩm định

Đầu ra của gói này không chỉ là một báo cáo hoàn chỉnh, mà là một bộ hồ sơ đủ để:

nộp, giải trình, rà soát, cập nhật cho các kỳ tiếp theo.

6. Doanh nghiệp làm tốt thường có 3 yếu tố rất rõ

Một dự án kiểm kê KNK đi trơn tru thường không chỉ nhờ mẫu biểu tốt, mà nhờ cách tổ chức tốt. Trong thực tế, doanh nghiệp làm tốt thường có 3 yếu tố rất rõ.

• Chỉ 01 đầu mối phụ trách

Cần có một đầu mối đủ rõ để điều phối dữ liệu giữa các phòng ban. Người này không nhất thiết phải tự làm hết, nhưng phải là người nắm được phạm vi dự án, tiến độ, nguồn dữ liệu và các vấn đề phát sinh.

Nếu không có đầu mối, dữ liệu rất dễ rơi vào tình trạng mạnh ai nấy gửi, thiếu đồng nhất và khó kiểm soát.

• Chỉ 01 quy chuẩn dữ liệu

Doanh nghiệp nên có một quy chuẩn dữ liệu chung cho dự án, ví dụ:

cách đặt tên file, định dạng bảng dữ liệu, đơn vị tính, cách lưu chứng từ, cách ghi chú dữ liệu ước tính.

Chỉ cần có một quy chuẩn đơn giản nhưng thống nhất, việc tổng hợp và kiểm tra sau này sẽ nhẹ hơn rất nhiều.

• Cần 01 vòng rà soát chất lượng

Trước khi chốt báo cáo, nên có ít nhất một vòng rà soát chất lượng để kiểm tra:

dữ liệu có thiếu không, đơn vị có thống nhất không, có tính trùng không, có điểm bất thường không, các giả định đã được giải thích rõ chưa.

Đây là bước rất nhỏ nhưng lại tạo khác biệt lớn giữa một dự án “làm cho có” và một dự án có thể dùng được thực sự.

Một dự án kiểm kê khí nhà kính chuẩn là dự án có cấu trúc rõ từ đầu

Nhìn một cách đơn giản, một dự án kiểm kê khí nhà kính đúng chuẩn thường có 4 gói việc rõ ràng: khởi tạo, dữ liệu, tính toán, báo cáo và thẩm định. Khi doanh nghiệp chia việc theo cấu trúc này, toàn bộ quá trình sẽ minh bạch hơn, dễ kiểm soát hơn và đặc biệt là dễ giải trình hơn.

Điểm mấu chốt không nằm ở việc có ra được một con số phát thải hay không, mà nằm ở chỗ con số đó có được xây dựng trên dữ liệu rõ ràng, phương pháp nhất quán và hồ sơ đủ chắc hay không. Một dự án làm tốt không chỉ giúp hoàn thành báo cáo hiện tại, mà còn tạo nền cho các kỳ kiểm kê sau, cho quản trị phát thải và cho các yêu cầu thẩm định trong tương lai.

7. FAQ Câu hỏi thường gặp về một dự án kiểm kê khí nhà kính gồm những bước nào?

Một dự án kiểm kê khí nhà kính chuẩn gồm những gì?

Một dự án kiểm kê khí nhà kính chuẩn thường gồm 4 gói việc: khởi tạo, dữ liệu, tính toán, báo cáo và thẩm định.

Phần khó nhất trong dự án kiểm kê KNK là gì?

Thường là giai đoạn thu thập, làm sạch và chuẩn hóa dữ liệu vì dữ liệu nằm ở nhiều phòng ban và không đồng nhất.

Vì sao cần lập map dữ liệu trong kiểm kê KNK?

Map dữ liệu giúp truy ngược từ kết quả phát thải về nguồn dữ liệu gốc, chứng từ và đầu mối phụ trách, từ đó hỗ trợ rà soát và thẩm định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để làm việc với đơn vị thẩm định?

Doanh nghiệp nên chuẩn bị báo cáo kiểm kê, bảng tính, dữ liệu đầu vào, chứng từ gốc, giải trình giả định và hồ sơ phương pháp.

Dấu hiệu của một dự án kiểm kê khí nhà kính làm tốt là gì?

Doanh nghiệp thường có 1 đầu mối phụ trách, 1 quy chuẩn dữ liệu chung và ít nhất 1 vòng rà soát chất lượng trước khi chốt báo cáo.

Greentrain cung cấp đào tạo nội bộ và dịch vụ triển khai kiểm kê khí nhà kính theo dự án cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần một đề cương triển khai mẫu để hình dung rõ các bước công việc, đầu mục dữ liệu và cách tổ chức hồ sơ, hãy liên hệ Green Train để được gửi tài liệu tham khảo phù hợp.